Perencanaan Sumber Daya Manusia

Pengertian Perencanaan

Perencanaan dapat diibaratkan sebagai inti manajemen, karena perencanaan membantu untuk mengurangi ketidakpastian di waktu yang akan datang. Perencanaan sumber daya manusia (human resources planning) adalah esensial bagi penarikan, seleksi, latihan dan pengembangan, dan kegiatan-kegiatan personalia dalam organisasi. Perencanaan sumberdaya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut.

Adapun definisi perencanaan adalah proses memutuskan tujuan-tujuan apa yang akan dikejar selama satu jangka waktu yang akan datang dan apa yang dilakukan agar tujuan-tujuan itu dapat tercapai. Perencanaan efektif haruslah didasarkan atas fakta-fakta dan informasi dan tidak atas emosi dan keinginan. Fakta-fakta yang bersangkutan langsung dengan situasi yang dalam pembahasan, dikaitkan dengan pengalaman dan pengetahuan manajer itu. Seorang perencana harus mampu untuk membayangkan pola kegiatan yang diusulkan dengan jelas. Pada dasarnya perencanaan adalah suatu proses intelektual. Dengan menggunakannya, para manajer mencoba memandang ke depan, menduga-duga kemungkinan-kemungkinan, bersedia siap untuk hal tak terduga, memetakan kegiatan-kegiatan, dan mengadakan urutan-urutan yang teratur untuk mencapai tujuan-tujuan. Perencanaan yang memadai harus berlangsung sebelum kegiatan.

Rencana-rencana jangka pendek menunjukan berbagai kebutuhan tenaga kerja yangn harus dipenuhi selama satu tahun yang akan datang. Sedangkan rencana-rencana jangka panjang mengestimasi situasi sumberdaya manusia untuk dua manusia untuk dua, lima, atau kadang-kadang sepuluh tahun yang akan datang.  Dan dalam pandangan ajaran Islam, segala sesuatu harus dilakukan secararapi, benar, dan teratur. Proses-prosesnya harus diikuti dengan baik. Sesuatutidak boleh dilakukan secara asal-asalan. Hal ini merupakan prinsip utama dalam ajaran Islam.

Sebagaimana sabda Nabi:

Artinya: ”Sesungguhnya Allah sangat mencintai orang yang jika melakukansesuatu perkerjaan, dilakukan secara Itqon (tepat, terarah, jelas,dan tuntas).”(HRThabrani).

Tujuan dan Kegunaan Perencanaan

Ketersediaan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas pada masa-masa yang akan datang adalah sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan perusahaan dapat terlaksana dengan baik. Ketika diramalkan ada kekurangan dibandingkan dengan kebutuhan, perusahaan dapat melakukan perekrutan pegawai baru, promosi dan transfer secara proaktif sehingga tidak mengganggu kegiatan perusahaan.

Tindakan-tindakan yang akan dilakukan harus direncanakan sebelumnya untuk memastikan atau meminimalkan gangguan pada rencana-rencana perusahaan. Jika jumlah pegawai lebih besar daripada kebutuhan, itu mengimplikasikan bahwa perusahaan kurang baik memanfaatkan sumber daya manusianya dan sebaliknya. Secara lebih luas dapatlah dikatakan bahwa perencanaan sumber daya manusia yang baik akan:

     1.      Memperbaiki pemanfaatan sumber daya manusia

     2.      Menyesuaikan aktivitas sumber daya manusia dan kebutuhan di masa depan secara efisien

     3.      Meningkatkan efisiensi dalam menarik pegawai baru dan

    4.      Melengkapi informasi sumber daya manusia yang dapat membantu kegiatan sumber daya manusia dan unit organisasi lain.

Langkah-langkah Perencanaan SDM

Sesuai dengan fungsinya untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya dari aspek sumber daya manusia, sebagaimana disinggung diatas, dan fokus perhatian perencanaan sumber daya manusia ditujukan pada proses peramalan dan penentuan kebutuhan SDM di masa depan, maka proses penentuan tersebut dilakukan melalui langkah-langkah sebagai berikut:

     1.      analisis beberapa faktor penyebab perubahan kebutuhan sumber daya manusia

     2.      peramalan kebutuhan sumber daya manusia

     3.      penentuan kebutuhan sumber daya manusia di masa yang akan datang

     4.      analisis ketersediaan (supply) sumber daya manusia dan kemampuan perusahaan dan

     5.      penentuan dan implementasi program.

Konsep Perencanaan

    1.  Proses menentukan bagaimana sistem manajemen akan mencapai tujuan-tujuan,menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai apa yang ingin ditujunya.

    2.   Proses menetapkan tujuan-tujuan dan rancangan tindakan, membangun peraturan-peraturan dan prosedur, dan memperhitungkan hasil-hasil yang akan terjadi dimana yang akan datang.

Dari kedua konsep tersebut dapat kita simpulkan bahwa perencanaan merupakan proses awal bagi sistem manajemen untuk mencapai tujuan-tujuannya. Hal ini disebabkan perencanaan merupakan proses menentukan rancangan tindakan bagaimana organisasi membangun aturan-aturan dan prosedur demi tercapainya tujuan organisasi tanpa melupakan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi dalam pelaksanaan perencanaan.

Perencanaan yang dilakukan oleh organisasi harus bersifat fleksibel. Artinya perencanaan tersebut bisa menyesuaikan terhadap lingkungan eksternal yang dinamis. Sebab faktor eksternal merupakan hambatan terhadap pelaksanaan rencana yang akan dilakukan organisasi, sehingga perencanaan itu sedikit banyak bisa diubah tanpa mengubah tujuan untuk apa perencanaan itu dilakukan.

Definisi dan Manfaat Perencanaan Sumberdaya Manusia

Milkovich & Mahoney (1979) memberikan definisi sebagai berikut:

“Human Resource planning is sistematically forecasts an organization’s future supply of and demand for employees”.

Dengan mengestimasi jumlah dan jenis karyawan yang dibutuhkan, organisasi akan dapat merencanakan dengan lebih baik kegiatan rekrutmen, seleksi, pelatihan, perencanaan karier, dan kegiatan-kegiatan lainnya. Perencanaan SDM memungkinkan setiap bagian organisasi untuk menempatkan orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan jumlah yang tepat. Selain itu, perencanaan SDM tidak hanya berguna untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disetujui, tetapi juga menolong perusahaan untuk melaksanakan perencanaan jangka pendek dan perencanaan strategis jangka panjang.

Umumnya proses perencanaan SDM mencakup tiga kegiatan yang satu sama lain merupakan urutan yang tidak dapat dibalik, yaitu peramalan (forecasting), penyusunan program (programming), dan evaluasi dan pengendalian.

     1.      Peramalan (forecasting)

Kegiatan pada dasarnya adalah melakukan estimasi kebutuhan akan SDM yang diperlukan oleh organisasi (labor demand), estimasi jumlah tenaga kerja yang tersedia di dalam dan luar organisasi, dan melakukan rekonsiliasi antara labor demand dan demand suplly.

     2.      Penyusunan program (programming)

Kegiatan ini mencakup, yakni

a.      Kegiatan perumusan tujuan

b.      Penetapan berbagai alternatif program

c.      Menyusun strategi untuk memperoleh tenaga kerja dan

d.      Merencanakan tindakan yang akan diambil

     3.      Evaluasi dan pengendalian

Merupakan kegiatan untuk menilai apa-apa yang telah dilakukan pada tahap pertama dan kedua, kemudian diumpanbalikkan kepada pengesahan rencana pelaksanaan. Kesemua kegiatan tersebut hanya bisa berjalan secara efektif jika ditunjang oleh data kepagawaian yang lengkap, yaitu yang mencakup:

a.      Jumlah tenaga kerja

b.      Jenis kelamin

c.      Pendidikan

d.      Keterampilan

e.      Usia

f.       Pengalaman kerja

g.      Jabatan

Alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan:

   1. untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

      2.      untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Beberapa manfaat perencanaan adalah:

     1.      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan

     2.      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

     3.      Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

     4.      Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

     5.      Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

     6.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

     7.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

     8.      Menghemat waktu, usaha, dan dana

Beberapa kelemahan perencanaan adalah:

     1.      Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata

     2.      perencanaan cenderung menunda kegiatan

     3.      Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

    4.   Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi.

     5.      Ada beberapa rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.

Pengorganisasian (Organizing), Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana mengorganisasikan sumber daya-sumber daya organisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi. Pengarahan (directing), Perencanaan menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan. Pengawasan (controlling), Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai criteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

Keberhasilan Perencanaan Dalam Mencapai Tujuan

Dalam mencapai tujuan organisasi, terdapat cara-cara agar tujuan itu dapat terealisasi

     1.      Bahwa pimpinan dan bawahan organisasi harus bekerja sama merumuskan perencanaan, menentukan tujuan, menentukan standar kerja, dan memilih kegiatan yang akan dilaksanakn demi mendorong tercapainya tujuan organisasi.

    2.      Kemudian dalam tahap pelaksanaan kerja, bawahan atau karyawan harus menunjukkan kinerja terbaik dan memberikan kemampuan maksimal demi tercapainya tujuan. Di sisi lain pimpinan juga harus memberikan pengarahan bagi karyawan dengan cara yang baik dan harus mampu memotivasi para karyawan.

    3.      Setelah tujuan terealisasi, pimpinan dan bawahan hendaknya mengevaluasi tujuan tersebut. Tujuan evaluasi adalah menemukan kekurangan dan kelemahan organisasi dalam pelaksanaan tujuan, mengurangi resiko yang sama untuk tujuan berikutnya, dan sebagai bahan pembelajaran.

Tipe-Tipe Perencanaan

Menurut jangka waktu, perencanaan digolongkan :

     1.      Perencanaan jangka panjang

Perencanaan jangka panjang adalah rencana yang akan dijalankan oleh seluruh komponen dalam organisasi atau perencanaan, dan dibuat dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

     2.      Perencanaan jangka menengah

Perencanaan jangka menengah adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka menengah dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka panjang.

     3.      Perencanaan jangka pendek

Perencanaan jangka pendek adalah rencana yang dijalankan untuk mencapai tujuan jangka pendek, dan sebagai dorongan tercapainya tujuan jangka menengah.

Referensi:

DidinHafidhuddin dan Henri Tanjung, Manajemen Syariah dalam Praktik, Gema Insani, Jakarta, 2003,

George R. Terry, Leslie W. Rue, Dasar-dasar Manaemen, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 1992

Hadiyah Salim, TarjamahMukhtarulAhadits, PT. Alma’arif, Bandung, 1985,

Justine T. Sirait, Memahami Aspek-aspek Pengelolaan Sumber Daya manusia dalam Organisasi, PT Grasindo, Jakarta, 2006

            Marihot Tua Efendi Hariandja, Manajemen Sumber Daya manusia Pengadaan, Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai, PT. Gramedia Widiarsana Indonesia, Jakarta,  2002  

T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia, BPFE, Yogyakarta, 1989,

loading...